目前，在進行財務分析時，財務人員多數都是利用手工計算財務指標，其計算工作量較大。另外，企業都是按照上級要求計算財務指標，很少有自行設計的，因而很難更全面更系統地進行財務分析，難以充分發揮本身的積極性和主動性，不利于管理水平的提高。

    一些已實現會計電算化的企業，其會計軟件中可能有一些可自動生成的財務分析指標。但這些指標如果不能增加或修改，往往就難以充分滿足企業各種不同的需要。針對上述存在的問題，筆者主張利用Excel（電子表格）進行分析，其優點是分析方法不限、分析指標不限、分析內容不限，具體操作步驟如下：

    第一步：設計報表格式  設計報表格式要以現行財務報表為基礎，然后在項目上進行一些必要的調整，如增加變動成本、貢獻毛益、固定成本、稅息前利潤、速動資產、長期資產等項目。需要注意，如果采用自動填列財務數據的方法，調整的項目必須列于會計軟件或Excel模板提供的報表之下，以免自動填列財務數據時對不上行次。

    第二步：針對主欄，增設必要欄目  增設欄目包括本期數欄、上期數或計劃數欄、行業平均數欄、比較欄。比較欄可分絕對數與相對數，即差額和百分比。當然，為了清晰起見，欄目也不要設置過多，可以將不同的比較內容置于同一工作簿的不同工作表中。

    第三步：針對主欄，確定分析指標  在這一步，首先要注意指標的內容，可以根據企業的具體需要確定。如經濟效益綜合指標體系、杜邦財務分析體系、破產測試比率體系，另外可以考慮增加利息保證倍數、現金比率、固定比率、固定長期適合率等指標。其次應注意指標的位置，必須是在給定的報表格式之下。

    在確定分析指標時，要遵循以下原則：要根據各種分析目的確定指標；分析指標應與國際接軌，如美國鄧氏公司的14種比率，美國《報表研究》年刊中登載的11種比率，再如國際著名評估機構的評估指標，都可納入其中；不僅要考慮目前需要，而且要考慮未來需要，在財務指標上也應順應時代進行創新；為了避免未來損失，一方面應該盡可能將需要的指標納入其中，另一方面指標不能太多太濫，以免喧賓奪主。

    第四步：錄入計算公式  要迅速、及時地計算財務指標，就要事先將每個計算公式錄入到某一個單元格中。這里需要注意兩個問題：一是公式的位置，必須與要計算的指標在同一行；二是公式的寫法，如果引用其他單元格的資料要用該單元格的地址來表示，至于用絕對單元格還是用相對單元格則視需要而定，一般說來用相對單元格即可。

    第五步：填列財務數據  填列報表數據有兩種方法，即手工錄入和自動生成。其中自動生成又分兩種情況，一是利用電算會計報表，其基本作法是：首先調出電算會計報表文件，然后另存為“.Excel”文件，接著保存、關閉，最后再用Excel調出所另存的文件即可。二是利用數據庫，其基本作法是：首先在Excel下調出數據庫文件，然后輸入分析內容，最后另存下來。

    需要說明的是，在Excel程序中，一般裝有工業、商業、旅游業、運輸業、金融業等幾個行業財務報表模板，具體包括資產負債表、損益表、利潤分配表、財務狀況變動表。如果手工輸入，應該先打開某報表模板，然后錄入原始數據，生成報表后，再復制到分析文件中。這種方法的特點是無需計算流動資產、固定資產凈值、資產總值、負債總額等合計欄，由系統自動生成。但是由于財務狀況變動表已被現金流量表所取代，故現金流量表需自行編制或自制模板。如果是施工、房地產、外商投資等企業，由于系統未提供各種報表模板，企業只能自制。

    第六步：生成分析結果  當完成了上述步驟后，各分析指標的結果就自動生成了。如果為了直觀，還可以將結構分析、趨勢分析的結果在圖表中反映出來。

    第七步：采取保護措施  為了防止已輸入單元格中的公式被誤刪、誤改，或人為篡改，為了防止報表數據的泄密和修改，同時為了工作表下次繼續使用，可以將分析表的格式即各項目單元格和帶有公式的單元格設定密碼保護，還可將公式予以隱藏。具體做法是：
   
    首先，將某些單元格（主欄項目和賓欄項目之外而又不帶有公式的單元格）排除在保護范圍之外，即在“格式———單元格———保護”中對上述單元格不選擇為“鎖定”；然后，再對擬保護的帶有公式的單元格設定為“鎖定”、“隱藏”，方法同上；最后，再對工作表進行保護，即在“工具———保護———保護工作表”中選定對話框的“內容”等項，然后設定密碼，這樣就實現了保護。當下次使用時，必須輸入密碼才能打開。當然，對整個分析文件還可設定打開口令和修改權口令保護。

    需要注意的是，如果原來設計的欄次、指標不敷應用，則可對財務報表進行調整，增加主欄或增加賓欄，追加分析項目。但設定保護后，必須撤銷對工作表的保護，才能修改，修改后應對文件重新命名。